Porque é importante digitalizar os documentos da minha empresa?

Porque é importante digitalizar os documentos da minha empresa?

Como o próprio nome sugere, a digitalização de documentos é o processo de conversão de informações em um formato digital. Nesse formato, as informações são organizadas em unidades de dados (chamadas de bits) que podem ser endereçadas separadamente (geralmente em grupos de vários bits chamados bytes). Esses são os dados binários que os computadores e muitos dispositivos com capacidade de computação (smartphones, tablets etc.) podem processar.

A digitalização de informações torna mais fácil a preservação, acesso e compartilhamento. Por exemplo, um documento histórico original só pode ser acessado por pessoas que visitam sua localização física, mas se o conteúdo do documento é digitalizado, ele pode ser disponibilizado para pessoas em todo o mundo. Existe uma tendência crescente para a digitalização de dados historicamente e culturalmente significativos.

Existem muitos motivos para as empresas aderirem a um processo de digitalização de sua documentação. Aqui estão os mais significativos:

• Reduzir custos com manipulação, impressão e gestão dos documentos;
• Melhorar a segurança da informação;
• Facilitar o compartilhamento dos documentos e aumentar a colaboração entre profissionais com atuação remota;
• Melhorar a produtividade da equipe, que não perde tanto tempo localizando e transportando papéis;
• Controlar a qualidade dos dados por meio da tecnologia;
• Atender com mais eficiência aos órgãos governamentais durante uma auditoria, por exemplo.

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Referências: http://selens.com.br/digitalizacao-de-documentos-por-que-isso-e-importante-para-sua-empresa/
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