7 sinais de que sua empresa precisa de uma padronização de processos

Você sente que na sua empresa não existe uma sequência lógica em cada tarefa? Entenda como a falta de padronização de processos pode  prejudicar a sua empresa e as vantagens que você ganha ao aplicá-la.

 

    A vida e o mercado de trabalho atual apontam para ações cotidianas mais dinâmicas e flexíveis. Porém a padronização dos processos se mantém firme e com excelente fama, já que reduz a variação dos processos sem perder a flexibilidade e, o mais importante, a qualidade.

 

    A padronização dos processos garante a assertividade das operações para que o seu negócio chegue a tão sonhada excelência operacional. Além de aumentar a qualidade dos processos e assim diminuir gastos desnecessário, trazendo maiores lucros.

 

O que é processo? 

 

    Processo é qualquer sequência relacionada, sendo uma repetição de eventos, etapas, atividades ou tarefas que levam a um resultado desejado. Podendo ser atividades simples, como atender um telefone ou tarefas complexas, como a construção de um robô.

 

    A padronização de processos é resultado de um excelente e eficiente mapeamento que busca encontrar problemas que desperdicem dinheiro, tempo, movimentos e energia dos funcionários e busca criar soluções inteligentes para o seu negócio.

 

    Vamos mostrar evidências presentes no dia-a-dia da sua empresa que seriam facilmente solucionadas ao padronizar processos. Não esquecendo que  todas as áreas estão inclusas, comercial, produção ou até mesmo no administrativo.

 

1) Cada tarefa é feita de uma forma por diferentes funcionários

 

    Uma situação hipotética que ilustra esse problema é a seguinte: na sua produção dois funcionários são responsáveis por embalar e despachar a mercadoria, lacrando bem a embalagem, destinando ao local correto de despacho e completando as informações finais na nota de saída.

 

    Porém a forma como o funcionário A envia as informações finais para o administrativo édiferente da forma como o funcionário B envia, causando atrasos devido a dificuldade de interpretação dos dados. E quando isso acontece, o administrativo necessita validar novamente as informações e  causando atrasos na chegada do produto até o consumidor.

 

 

    Com processos padronizados isso não aconteceria, pois as atividades teriam um manualde “como deve ser feito” e um modelo de preenchimento eficiente. Além de que a padronização concede ao funcionário consciência de responsabilidade, fazendo com que ele tenha maior controle sobre a qualidade dos produtos para evitar desperdícios e garantir maior produtividade e qualidade nos processos.

 

2) Quando sai um funcionário são perdidas informações sobre procedimentos

 

    Funcionários especializados em determinadas tarefas não devem ser tão valiosos para a empresas a ponto dela depender única e exclusivamente dos seus serviços. No mercado de trabalho, não existe ninguém que não seja insubstituível.

 

    Uma vez que os processos são definidos, fica mais simples desenvolver nas pessoas as habilidades necessárias para realizar as tarefas e executá-las conforme os padrões, garantindo a manutenção e a melhoria dos resultados.

 

3) Há dificuldades ao ensinar como são realizadas as tarefas

 

    Funcionários novos em determinado departamento têm dificuldades de aprender as tarefas dessa função, uma vez que não há modelos a serem seguidos, não existe um manual de como fazer, muito menos uma sequência lógica nas atividades, assim gasta-se mais tempo para ensinar e executar o que é necessário dessa nova função.

 

    Um dos grandes produtos da padronização de processos é um “manual” de como as tarefas são ou deverão feitas, a fim de otimizar os processos, diminuir custos e tornar acessível os processos para todo mundo.

 

4) Há retrabalho, falhas no processo ou até acidentes

 

    Um exemplo do que pode estar acontecendo na sua empresa, é quando você combina com o cliente uma entrega e no fim ouve: “Não foi isso que combinamos”, ou até mesmo: “Olha, ficou mal feito! Tem como refazer?”. Ou antes de entregar o pedido para o cliente, é identificado uma falha no projeto, sendo necessário retornar para determinado departamento e colocar um adesivo que ficou para trás, por exemplo.

 

    Os erros cometidos no processo aumentam os gastos para o conserto de defeitos. A diminuição de despesas é uma consequência direta da padronização de processos. Como as atividades seguem os mesmos parâmetros, o uso dos recursos são potencializados.

 

5) Seu negócio é dependente de oscilação motivacional de seus funcionários

 

    Pense na telefonista da sua empresa que não acordou em um bom dia. É provável que, sem padronização, ela atenda ao telefone dizendo 'Alô', mas quando o atendimento é padronizado ela responde: “Pro Junior, Bom dia. Aqui é Fulano. Em que posso te ajudar?”

 

    A padronização garante uniformidade e qualidade em qualquer que seja a tarefa da sua empresa, porque, para nós da Pro Junior, cada detalhe importa.

 

 

 

6) Você não consegue monitorar as atividades

 

    Imagine que você, gerente de vendas da empresa Y, estipulou uma meta para seus vendedores e no final do período todos alcançaram ela, mas não está satisfeito em como um certo vendedor realizou o showroom e as vendas, não conseguindo fidelizar os clientes. E isso se repete a mais de 2 temporadas de venda, mas com a falta de padronização dos processos, você não consegue mensurar como ele faz as vendas e assim não pode argumentar sobre o que possa estar te incomodando.

 

    Quando a sua equipe está consciente das etapas e dos processos que ela precisa fazer e entende até onde vão suas responsabilidades, fica muito mais fácil de desenvolver uma cultura voltada à qualidade, à agilidade e à  excelência.

 

7) As tecnologias não são usadas da maneira correta ou em sua totalidade

 

    Os recursos de uma empresa precisam ser bem administrados para garantir a continuidade de negócio. Além de ser necessário certificar que todo investimento feito na empresa tenha retorno.

 

    Nesse sentido, a padronização de processos ajuda a tomar melhores decisões sobre investimentos e ampliação de equipes, porque traz exatamente o trabalho que é feito pela empresa. Então, fica mais fácil otimizar e encontrar oportunidades de melhorias dos processos.

 

    Percebeu que sua empresa apresenta um ou mais desses 7 sinais? Não perca mais tempo e dinheiro, nós temos as soluções que você procura através do nosso serviço de mapeamento de processos. Entre em contato, nós da Pro Junior temos satisfação em te ajudar.