Secretária em Campo Grande

Responsabilidades e atuação:
Atendimento e recepção de clientes, funcionários, advogados, prestadores de serviços e terceiros;
Ciceroneamento de clientes e preparação das instalações para atendimento, reuniões e audiências;
Assessoramento direto e indireto dos sócios e demais integrantes, com monitoramento de horários e pendências de retornos ou agendamentos;
Recepção, conferência, distribuição, gestão e arquivo de documentação recebida;
Recepção e realização de ligações telefônicas, e-mails, whatsapp e outras formas de comunicação, assim como controle e emissão de relatórios próprios sobre as tratativas realizadas e pendências verificadas;
Agendamento de compromissos, audiências, viagens, eventos e outros envolvam os sócios e demais integrantes;
Planejamento, organização de reuniões, viagens e eventos, com realização de orçamentos prévios, posterior prestação de contas e provisionamento dos pagamentos pertinentes;
Organização de postagem e recebimento de correspondências e encomendas, bem como prestação de contas e emissão de relatórios pertinentes;
Controle, verificação de necessidades de compras e manutenção em geral, com realização dos orçamentos, tratativas com fornecedores e prestadores, solicitação de documentação própria, bem como provisionamento dos pagamentos pertinentes;
Verificação e cotação de passagens, locação de veículos, reservas de hotéis, eventos, e restaurantes, sempre com identificação em programas de milhagens, eventual realização de remarcações e cancelamentos que se façam necessários, assim como gestão de reembolsos, emissão de relatórios de viagens e prestação de contas e provisionamento dos pagamentos pertinentes;
Controle e gestão dos gastos realizados em cartões de crédito com identificação em espelhos próprios, emissão de relatórios e provisionamento dos pagamentos pertinentes;
Auxilio na organização, fotocópias, digitalizações, trato e arquivo de documentos em geral;
Receber, responder e processar administrativamente o que for necessário para atender solicitações administrativas rotineiras; e
Prestar apoio e suporte técnico-administrativo em geral.

Requisitos:
Formação em nível superior, dando-se preferência para Secretariado Executivo, Administração ou Direito;
Conhecimentos e habilidade em informática (Editores de texto, planilhas, Microsoft Teams e Libre Office) e sistemas de modo geral;
Planejamento, organização e controle de rotinas internas de escritório;
Habilidade na escrita e trato com pessoas, inclusive para negociação de valores e cobranças;
Habilidade no desenvolvimento de tarefas em equipe; e
Desejável possuir experiência anterior em escritório de advocacia.

Nível de escolaridade

Ensino Superior

Experiência exigida

Entre 1 e 3 anos